CPE FERPA

Aviso anual de la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA)

El Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) se aplica a todos los programas de Educación Pastoral Clínica acreditados por ACPE. FERPA direcciones política de privacidad no confidencialidad yoproblemas Esto significa que los estudiantes son dueños de la información sobre ellos y deben saber qué se recopila y cómo se utiliza. Su información no puede ser compartida sin un permiso por escrito.

1. Este programa/centro de CPE acreditado por la ACPE garantiza a sus estudiantes los derechos de inspeccionar y revisar los expedientes educativos, tratar de enmendarlos, especificar el control sobre la divulgación de información del expediente y presentar una queja contra el programa por presuntas violaciones de estos Derechos de la Ley de Privacidad y Educación Familiar (FERPA).

2. La información del directorio es información del estudiante que generalmente no se considera dañina o una invasión de la privacidad si se divulga.

• La información del directorio incluye: nombre, dirección, correo electrónico, número de teléfono, fecha de nacimiento, religión, educación previa y fotografías. Toda otra información se divulga solo con el consentimiento escrito, firmado y fechado del estudiante que especifica qué registros se divulgan, a quién y con qué propósito limitado.
• Antes de divulgar información, los estudiantes deben haber recibido la Aviso Anual.
• Los estudiantes actuales pueden restringir la información del directorio y/o el acceso a los registros en cualquier momento durante la asistencia. Las restricciones deben respetarse incluso después de la partida del estudiante. Los antiguos alumnos no pueden iniciar nuevas restricciones después de la salida.
• Para iniciar restricciones, los estudiantes deben enviar una solicitud de "opción de exclusión" por escrito, firmada y fechada al Registrador o al Director del programa.

3. Un registro de estudiante es: (1) cualquier registro (papel, electrónico, video, audio, biométrico, etc.) directamente relacionado con el estudiante, a partir del cual se puede reconocer la identidad del estudiante; y (2) mantenida por el programa/institución educativa o una persona que actúe en nombre de la institución. Los materiales de solicitud de los estudiantes admitidos y matriculados forman parte del expediente del estudiante. Los materiales de la aplicación para otros están sujetos a leyes de privacidad estatales particulares para su retención, uso y destrucción. Si no existen leyes aplicables, el centro crea, publica y sigue su propio protocolo.

4. Los protocolos de gestión de registros del Stony Brook University Hospital establecen que:

• Los materiales de solicitud que no sean la información del directorio se revisan y discuten con educadores certificados en el personal, miembros del Comité de Admisiones y personal administrativo con intereses educativos legítimos únicamente.
• Una vez que un candidato ha sido aceptado, sus solicitudes y cualquier material agregado durante el proceso educativo se guardan en archivos bajo llave en las oficinas del Educador Certificado de CPE durante el transcurso del programa. Un estudiante tiene derecho a oponerse al contenido del registro. Si no es negociable, la objeción por escrito se mantendrá y se liberará con el registro. Las calificaciones están exentas de este derecho.
• Después de la salida del estudiante, las carpetas se transfieren a archivos bloqueados. Únicamente se conservarán, en su caso, los siguientes:
  • Hoja de presentación de solicitud, ensayos y cartas de recomendación;
  • Evaluaciones de estudiantes y educadores certificados para cada unidad de CPE en Stony Brook;
  • Registros financieros;
  • Notas administrativas sobre evaluaciones relevantes para el estudiante;
  • Contratos de sitios clínicos (cuando corresponda); y
  • Entrega de materiales escritos y acuerdo para capacitación.

• Después de 10 años, los expedientes se pueden triturar, excepto la cara del estudiante, que permanecerá en archivos bajo llave en la oficina.
• El material clínico escrito, que se prepara de manera que se oculte la identidad del paciente y del capellán, puede conservarse a discreción del educador certificado para su uso en investigación y enseñanza. Los estudiantes pueden solicitar que todos o todos sus materiales clínicos (excepto aquellos que los estándares de ACPE requieren que se mantengan en los archivos del centro) se devuelvan al finalizar su programa, eliminándolos así de los archivos del departamento.
• Si la información en los registros de los estudiantes o en los registros de un educador certificado de CPE se considera de valor para la investigación y un centro de CPE de la ACPE desea recopilar y utilizar dicho material para la investigación, se pondrá a disposición un formulario de divulgación para la firma de la persona (consulte el Apéndice 6). . Ningún material de identificación personal se utilizará para la investigación sin el permiso por escrito de la persona para su uso.
• Se entregará al estudiante una copia del informe de evaluación del Educador Certificado de CPE. Los estudiantes son responsables de mantener sus propios archivos para uso personal, pero pueden obtener copias de la portada de su solicitud y de Educador certificado y autoevaluaciones mediante una solicitud por escrito, firmada y fechada al Stony Brook University Hospital. Stony Brook University Hospital no mantendrá un archivo permanente ni informes de evaluación. Se informará a los estudiantes en el momento en que se les entreguen las copias que es su responsabilidad conservar las copias para uso futuro.
• Siempre que se mantengan los expedientes de los estudiantes, se manejarán dentro de las pautas de las leyes de confidencialidad federales y estatales, y estarán disponibles para el estudiante de CPE, los educadores certificados de CPE y otras personas involucradas en el proceso de supervisión o acreditación de CPE. Los materiales de esos registros también se pueden usar para proteger la salud y la seguridad del estudiante o de otros y con el propósito de acreditación o revisión de quejas o según lo requieran los procesos legales. Antes de publicar material en cualquiera de estas circunstancias, Stony Brook University Hospital consultará con el director ejecutivo o el director asociado de ACPE. Con estas excepciones señaladas, el material se entregará solo al estudiante o al destinatario designado por el estudiante y solo mediante solicitud por escrito. De lo contrario, será destruido.
• Los estudiantes deben dar su consentimiento por escrito para que se envíen copias de la evaluación del Educador Certificado (y la suya propia, si corresponde) a su escuela de teología.
• El educador certificado de CPE puede mantener notas de proceso sobre un estudiante. Estas notas de proceso son para uso exclusivo del escritor y no se consideran parte del registro del estudiante. Se mantendrán separados del registro del estudiante.
• Los estudiantes podrán revisar sus registros dentro de los 45 días posteriores a la solicitud del estudiante. La inspección de registros no se puede negar en base a la incapacidad del estudiante para venir al sitio oa las obligaciones financieras pendientes. En el último caso, el Hospital de la Universidad de Stony Brook anotará en cualquier copia enviada, "no disponible para uso oficial". Cuando el registro de un estudiante contiene identificadores de otro estudiante, estos deben ser redactados.
• Si Stony Brook University Hospital deja de estar acreditado, todos los registros se enviarán a la oficina nacional de ACPE.

5. Stony Brook University Hospital define un "funcionario de educación" como todos los educadores certificados y todo el personal administrativo del Stony Brook University Hospital con un interés educativo legítimo. El interés educativo legítimo se define como información sobre el estudiante que es necesaria para que los empleados lleven a cabo sus responsabilidades en apoyo de la misión educativa de Stony Brook University Hospital. Una persona que demuestre un interés educativo legítimo utilizará los expedientes de los estudiantes solo en el contexto de asuntos oficiales en conjunto con el éxito educativo del estudiante. Dentro del Stony Brook University Hospital, las personas con intereses educativos legítimos pueden tener acceso a los registros de los estudiantes sin el consentimiento del estudiante. El acceso de estos funcionarios está restringido donde sea práctico y solo a la parte del registro del estudiante necesaria para el desempeño de las funciones asignadas.
6. Las violaciones de estos protocolos pueden ser reportadas al Presidente de la Comisión de Acreditación al ACPE: El Estándar para el Cuidado y la Educación Espiritual, 1 Concourse Pkwy, Suite 800, Atlanta, GA 30328, (404) 320-1472.