¿Quién puede usar REDCap y para qué proyectos se puede usar?
¿Cómo obtengo acceso a REDCap?
Ya no puedo iniciar sesión. ¿Cómo restauro mi acceso?
¿Cómo me uno (o agrego a alguien) a un proyecto REDCap?
El sistema REDCap de Stony Brook Medicine se puede utilizar para proyectos de recopilación de datos dirigidos por SBU que cumplen totalmente con las regulaciones aplicables y nuestro acuerdo de licencia de software con la Universidad de Vanderbilt. Por lo general, estos incluyen proyectos de investigación y mejora de la calidad (QA/QI) sancionados oficialmente por un organismo administrativo de Stony Brook, como el IRB o la Oficina de CQO*. Para obtener más orientación sobre los requisitos de cumplimiento para su proyecto, comuníquese con el equipo de soporte de REDCap (email), UEN Oficina de Cumplimiento de Investigación, y la oficina de privacidad de HIPAA (email).
*Tenga en cuenta que, por razones de auditoría y soporte, REDCap @ SBM NO debe usarse para recopilar datos clínicos que respalden operaciones clínicas, independientemente de si los datos se usarán para investigación en algún momento en el futuro. La cadena de costumbre (CoC) y la fuente única de la verdad (SSoT) de todos los datos de operaciones clínicas se basan en el EHR y los sistemas de apoyo.
El acceso a REDCap está vinculado a su Cuenta de dominio de Stony Brook Medicine (UHMC). Para comenzar, inicie sesión en https://redcap.stonybrookmedicine.edu con sus credenciales UHMC y regístrese con su nombre y correo electrónico.
Una vez que esté registrado, sus colaboradores podrán otorgarle acceso a sus proyectos.
Para verificar si tiene una cuenta activa de UHMC o verificar el nombre de usuario de UHMC que usaría para iniciar sesión, llame a la mesa de ayuda de SBM al (631) 444-HELP [4357].
* No debe confundirse con los NetID, las cuentas UHMC otorgan acceso a los recursos informáticos de *Medicine* de Stony Brook. Por lo tanto, sus credenciales de inicio de sesión de UHMC son diferentes de su NetID. Además, las cuentas de UHMC otorgan acceso a otros recursos informáticos de SBM y no son exclusivas de REDCap.
Si este es tu primer vez para acceder a REDCap, consulte la afiliación de su campus a continuación:
Si tiene su base en Stony Brook Medicine (SBM) y conozca sus credenciales UHMC, puede inicie sesión en REDCap aquí. Para verificar su nombre de usuario de UHMC o configurar la contraseña de su cuenta, comuníquese con la mesa de ayuda al 631-444-HELP.
Tenga en cuenta que si tiene una cuenta de Outlook de SBM, también debe tener un inicio de sesión de UHMC asociado. Si aún no tiene una cuenta UHMC o Outlook, puede solicitar estas cuentas a un miembro de su departamento (p.ej, un gerente o administrador) con acceso a la Sistema de solicitud de cuenta de computadora SBM.
Si reside en el campus principal y no está afiliado a Stony Brook Medicine, verifique el estado de su cuenta con la mesa de ayuda de SBM antes de solicitar una cuenta:
Llame a la mesa de ayuda de East Campus al (631) 444-HELP [4357] para confirmar si se le ha proporcionado una cuenta UHMC y si su cuenta aún está activa. Si es así, inicie sesión con sus credenciales en https://redcap.stonybrookmedicine.edu Para empezar. Si no tiene una cuenta emitida a su nombre, continúe con el Paso 2 a continuación.
(Si tiene una cuenta activa pero aún no puede iniciar sesión, es posible que también deba Cambiar su contraseña con la mesa de ayuda.)
Si no tiene (todavía) una cuenta activa, consulte la afiliación del campus de su asesor / patrocinador de la facultad para solicitar acceso:
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Afiliación del campus Si consejero / patrocinador de la facultad is |
Path Luego.. |
Siguientes Pasos Por favor .. |
| ... basado en a *Stony Brook Medicine* Departamento, |
El departamento de su asesor académico en SBM deberá presentar una solicitud de cuenta para usted como parte de su incorporación. *Las cuentas UHMC no son específicas de REDCap y permiten el acceso a otros recursos de East Campus. |
Comuníquese con su asesor o administrador del departamento para conocer los próximos pasos. |
| ... basado solo en *Campus Principal* departamento (s), | Los equipos del campus principal pueden solicitar una cuenta de dominio para acceder a REDCap por escribiendo al equipo SBM REDCap desde una dirección de correo electrónico de SBU. |
En la solicitud, asegúrese de (1) indique el nombre de su proyecto, su función/título y el asesor/patrocinador de la facultad, (2) copiar ('CC') la dirección de correo electrónico oficial de la SBU de su investigador principal del estudio o del asesor / patrocinador de la facultad, (3) incluya su ID de SBU de nueve dígitos. * Para administrar solicitudes de cuentas para miembros de un grupo de investigación, un gerente de laboratorio de West Campus puede enviar una solicitud masiva para nuevos miembros que necesitan cuentas. Esto generalmente se hace al comienzo de cada semestre. Asegúrese de incluir el nombre de cada persona y el ID de SBU de nueve dígitos y CC del estudio PI |
* Tenga en cuenta: Todos los usuarios que soliciten acceso deben tener lector activo Estado de recursos humanos. Consulte a continuación para obtener más información sobre "estado activo."
Cuando su cuenta esté lista, recibirá un mensaje en su bandeja de entrada del equipo de cuentas ("Su solicitud de cuenta de computadora... está lista"). Para configurar su cuenta,
1) lea / acepte el Acuerdo de usuario adjunto (guarde la última página para sus registros),
2) llame al servicio de asistencia de East Campus al (631) 444-HELP [4357]. Pida configurar una contraseña "permanente" o "a largo plazo" para su cuenta de UHMC y confirme el nombre de usuario de su cuenta,
3) iniciar sesión para activar su cuenta REDCap,
4) notifique a sus colaboradores que está listo para ser agregado a sus proyectos.
* Por favor note: Su cuenta UHMC está alojada en un sistema diferente (dominio) de su cuenta NetID. Tenga en cuenta que sus credenciales de NetID -no- funcionarán con REDCap.
Nota importante sobre REDCap y proyectos externos: Antes de decidir utilizar REDCap para alojar un proyecto con colaboradores externos, tenga en cuenta que nuestra licencia de software con la Universidad de Vanderbilt generalmente prohíbe el "alojamiento de terceros", es decir, el alojamiento de proyectos para uso de una instalación externa. La única excepción es si los proyectos son estudios de investigación de sitios múltiples **dirigidos por SBU o en los que SBU está designado como el centro de coordinación de datos (DAC)**. Si su proyecto involucrará instalaciones externas, colaboradores o participantes del estudio, antes de comenzar, comuníquese con el equipo de soporte de REDCap para asegurarse de que su caso de uso esté permitido bajo nuestro acuerdo de licencia. Desafortunadamente, no podremos ayudar con los estudios que infrinjan nuestra licencia de software y exigiremos que cese toda actividad de este tipo una vez que se descubra.
Para incorporar a un colaborador externo, un equipo de estudio puede patrocinar al colaborador para una cuenta de computadora SBM afiliada (UHMC). El estudio ya debe estar aprobado por la SBU IRB y la Oficina de privacidad de HIPAA para el tipo de colaboración y el intercambio de datos que se busca, donde dichos colaboradores se enumeran en el protocolo IRB aprobado y/o DUA completamente ejecutado.
El proyecto correspondiente en REDCap también debe ser trasladado a producción (cumpliendo con todos los requisitos de documentación) antes de recopilar datos de estudio "reales". Tenga en cuenta que las actividades de los colaboradores externos en REDCap son responsabilidad del investigador de SBU.
Para comenzar, el equipo de estudio deberá (1) trabajar con el colaborador para completar el "Formulario de proveedor externo de SBMIT"; (2) presentarlo electrónicamente a través del Sistema de venta de entradas Cherwell (opción de menú "SecureLink") para que el colaborador sea ingresado o actualizado en el sistema de registro de SBU; y (3) trabaje con un administrador o gerente en su departamento para realizar una solicitud de cuenta de UHMC a través del Sistema de solicitud de cuenta de computadora SBM.
Una vez que el solicitante de la cuenta recibe un correo electrónico de aprovisionamiento de cuenta del equipo de ID ("La solicitud de su cuenta de computadora... está lista" - asegúrese de revisar la carpeta *spam*), el solicitante debe transmitir al usuario: (i) la alerta por correo electrónico junto con (ii) la nueva identificación de 9 dígitos del usuario, y (iii) direcciones para iniciar sesión en REDCap. El solicitante también debe notificar a los Administradores de REDCap para que incluyan en la lista blanca el dominio de correo electrónico institucional del colaborador, lo que le permite al colaborador configurar su cuenta en REDCap.
Si es necesario, el equipo de soporte de REDCap también puede servir como intermediario para enviar estas solicitudes. Para proceder, el coordinador del estudio o proyecto deberá escribir al Equipo de soporte de REDCAP desde una cuenta de correo electrónico de la organización que describe el proyecto y los colaboradores que necesitan acceso. Por favor incluya: roles de cada colaborador, si el proyecto capturará alguna información de salud protegida (PHI) y si los colaboradores externos están incluidos en el protocolo IRB aprobado del estudio.
En la mayoría de los casos, perderá el acceso a REDCap cuando caduque su cuenta SBM o su contraseña de inicio de sesión.
Vencimiento de la contraseña
La contraseña de su cuenta caducará cada día 180 (seis meses), según la política de SBM.
Cuando su contraseña expire, se le bloqueará el acceso a REDCap hasta que se restablezca. También puede quedar bloqueado por hasta 30 minutos cuando el sistema detecta demasiados intentos de inicio de sesión incorrectos con su nombre de usuario. Para restablecer su contraseña o desbloquear su cuenta, consulte la Restablecimiento de contraseña instrucciones en la siguiente sección.
Desactivación de cuenta
El cronograma de desactivación de su cuenta depende de su afiliación:
- Estudiante principal del campus las cuentas generalmente se desactivan el último día del semestre.
- Estudiante de East Campus (SBM) las cuentas se desactivan en la fecha prevista de finalización de su programa.
- Personal de la facultad las cuentas se desactivan en la fecha de terminación.
- Colaborador externo / voluntario las cuentas se desactivan el primero de: (A) el aniversario de su última renovación de cuenta y (B) la fecha de finalización de su nombramiento.
Su cuenta también puede desactivarse debido a
- No se detectó actividad en la cuenta (por ejemplo, si no ha iniciado sesión durante más de 180 días o seis meses).
- Violación de los términos de uso de la cuenta de computadora de SBM. (Por ejemplo, si se determina que sus credenciales se han visto comprometidas o si se detecta actividad sospechosa en su cuenta).
Para verificar el estado de su cuenta, comuníquese con la Mesa de ayuda de SBM en (631) 444-HELP [4357].
Puede haber varias razones para la pérdida de acceso:
- Su cuenta la contraseña ha caducado y necesita ser reiniciada,
- has entrado credenciales de nombre de usuario o contraseña incorrectas, o bien
- tú la cuenta ya no está activa,
- No estas visitando el Instancia de Stony Brook Medicine de REDCap.
Para confirmar los problemas con su cuenta de UHMC, llame a la mesa de ayuda de SBM: (631) 444-HELP [4357].
(Para más información, consulte la sección: ¿Por qué perdí el acceso?)
Si (a) su la contraseña ha caducado, (b) ya no recuerda su contraseña, o (c) está bloqueado debido a demasiados intentos de inicio de sesión incorrectos, el Servicio de asistencia de SBM puede ayudarlo a restaurar su acceso al reactivar su cuenta de UHMC.
Puede comunicarse con la mesa de ayuda en (631) 444-HELP [4357].
Asegúrese de solicitar una contraseña de cuenta UHMC "permanente" o "a largo plazo" (en lugar de una temporal que caduca en el primer uso), ya que REDCap no brinda soporte para iniciar sesión con credenciales temporales de Windows.
Una vez que se restablezca su contraseña o se desbloquee su cuenta, si su cuenta está en buen estado, su acceso a REDCap (y otras aplicaciones en la red SBM) debería ser restaurado.
Si tiene acceso a una bandeja de entrada de correo electrónico SBM Outlook, también debería poder restablecer su contraseña de manera más conveniente, a través de restablecimiento de contraseña de autoservicio.
Si cuenta ya no está activo:
- ...un colaborador externo, su patrocinador SBU debe declarar que usted es Aún en activo sobre el protocolo de investigación.
- ...Facultad / Personal o Voluntario, su Cita de recursos humanos debe ser al día.
- ...un estudiante, Usted debe ser matriculado en clases or oficialmente completando su programa.
- (Si es un recién graduado que se queda como voluntario, puede obtener una cita de voluntario oficial con su departamento para conservar su estado activo y renovar su cuenta).
Siguiente:
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Afiliación del campus ...Si tu consejero de la facultad* is |
Proceso Luego.. |
Siguientes Pasos Por favor .. |
| ... basado en a *Stony Brook Medicine* Departamento, |
El departamento de su asesor en SBM puede solicitarle una renovación como parte de su proceso de incorporación / reingreso. *Las cuentas UHMC no son específicas de REDCap y permiten el acceso a otros recursos de East Campus. |
Comuníquese con su asesor o administrador del departamento para conocer los próximos pasos. |
| ... basado solo en *Campus Principal* departamento (s), | Los equipos del campus principal pueden solicitar una renovación de cuenta para restaurar su acceso a REDCap al escribiendo al equipo SBM REDCap desde una dirección de correo electrónico de SBU. |
En el correo electrónico de solicitud, asegúrese de (1) incluya su rol/título y su ID de SBU de 9 dígitos, (2) CC tu Pi or facultad correo electrónico oficial de SBU del asesor. * Para administrar las renovaciones de cuentas de los miembros de un grupo de investigación, un gerente de laboratorio de West Campus puede enviar una solicitud masiva para los nuevos miembros que necesiten renovaciones. Por lo general, esto se hace al comienzo de cada semestre. Asegúrese de incluir el nombre de cada persona y el ID de SBU de nueve dígitos. |
* Por favor note: Las cuentas UHMC solo se pueden extender hasta la última fecha de la cita oficial (o inscripción) de una persona..
Para nuevos colaboradores:
Para unirse a un proyecto de REDCap, inicie sesión en REDCap con su Credenciales de cuenta de UHMC. Una vez que estés registrado, tus colaboradores podrán agregarte al proyecto.
Para directores de proyectos:
Para agregar un colega a su proyecto, suponiendo que cumpla por completo:p.ej, listado en el protocolo IRB, capacitado y certificado por CITI, etc .:
- Su colega debe completar un inicio de sesión inicial con sus credenciales de cuenta de UHMC para crear su cuenta de REDCap. (Para obtener más información sobre las cuentas de UHMC, consulte "¿Cómo obtengo acceso a REDCap?" encima.)
- Si tiene privilegios suficientes, puede agregar a su colega desde la página Derechos de usuario en el panel izquierdo y otorgarle los derechos de acceso basados en roles adecuados.
Para obtener una descripción general de los diferentes derechos de usuario que se pueden asignar, consulte el artículo de preguntas frecuentes de REDCap "¿Cuáles son los derechos de usuario que se pueden conceder/restringir?"(liga).
Además de los requisitos anteriores, sugerimos otorgar acceso de "Derechos de usuario" a dos o más usuarios de nivel de empleado para su proyecto.Debido a que los datos suelen ser confidenciales, los administradores de REDCap no pueden intervenir y agregar usuarios a un proyecto si el proyecto queda huérfano debido a que los estudiantes, residentes, becarios, pasantes, etc. abandonan el equipo.
* Importante: En REDCap, el acceso de los usuarios a proyectos individuales es administrado por el equipo del proyecto en lugar de los administradores de REDCap de todo el sistema. Como tal, se espera que cada proyecto tenga una o más personas responsables de administrar los derechos de acceso al proyecto. Para garantizar que un proyecto siga siendo accesible a largo plazo y evitar que quede "huérfano" debido a la rotación de empleados/estudiantes, se recomienda enfáticamente que el PI o el director a nivel de facultad de un proyecto complete un inicio de sesión único en REDCap y se le otorgue "Usuario Derechos" privilegios al proyecto. Además sugerimos mover el proyecto al modo de producción para salvaguardar sus datos de la corrupción y garantizar la accesibilidad a largo plazo. Dado que los proyectos en REDCap se construyen y ejecutan en forma de autoservicio, y debido a riesgos de confidencialidad, el acceso solo puede ser otorgado a los usuarios existentes del proyecto con privilegios de 'Derechos de usuario'..