- Stony Brook Medicine debe aprobar cada evento de terceros o solicitud de promoción antes de que se lleve a cabo cualquier publicidad. Envíe su solicitud completa utilizando el "Llene la solicitud en línea”Enlace en esta página. Las solicitudes se revisarán y se proporcionará una respuesta por escrito dentro de los 14 días posteriores a su recepción. Tenga en cuenta que podemos solicitar información adicional antes de aprobar un evento planificado.
- Para cumplir con las pautas de la Universidad, Stony Brook debe aprobar, por escrito, cualquier uso de su nombre (o el nombre de cualquier unidad dentro de la empresa de la Universidad y la Medicina).
- En todos los materiales de promoción y comercialización, Stony Brook Medicine y / o un programa específico de Stony Brook Medicine deben identificarse como beneficiario del evento, no como el patrocinar del evento. Ejemplo: los organizadores deben no caracterizar un evento como el "Stony Brook Medicine Community Walkathon". En su lugar, debe promoverse como una "Caminata comunitaria en beneficio de Stony Brook Medicine" o "Caminata comunitaria en beneficio del Stony Brook Children's Hospital". Esta regla se aplica a todas las copias de las invitaciones, así como a las actividades publicitarias y promocionales.
- Stony Brook Medicine debe aprobar, antes de imprimir o distribuir, todo el contenido de la invitación, los anuncios u otras actividades relacionadas con el evento. Los materiales enviados serán revisados y se proporcionará una respuesta por escrito dentro de los 14 días posteriores a su recepción.
- Los eventos deben cumplir con todas las leyes federales, estatales y locales que rigen la recaudación de fondos caritativos, la presentación de informes sobre donaciones y los eventos especiales. Los organizadores de eventos externos deben poder:
- Proporcione un registro de ingresos y gastos y copias de todos los recibos
- Proporcionar informes de estado periódicos sobre una base acordada
- Proporcione un aviso razonable de cualquier cancelación de evento de un tercero
- Ser responsable de cualquier pérdida financiera o cuentas no liquidadas
- Stony Brook Medicine no puede asumir ninguna responsabilidad financiera o de otro tipo por la promoción y / o realización de eventos de recaudación de fondos por parte de cualquier organización o individuo externo. La organización / individuo patrocinador no debe incurrir en ninguna obligación financiera o de otro tipo en nombre de Stony Brook Medicine o Stony Brook University.
- Stony Brook Medicine no se hace responsable por las bajas y / o situaciones que ocurran en eventos o promociones de recaudación de fondos de terceros.
- Si Stony Brook Medicine no recibirá todas las ganancias netas del evento o promoción, asegúrese de dejar esto claro en su formulario de solicitud. El porcentaje específico de las ganancias que beneficiará a Stony Brook Medicine debe indicarse claramente en todos los materiales publicitarios, promocionales e impresos para que los participantes del evento comprendan cómo se asignarán sus contribuciones. En el caso de promociones de punto de venta, el proveedor o patrocinador debe garantizar una donación mínima de $ 500 a Stony Brook. Tenga en cuenta que Stony Brook Medicine se reserva el derecho de rechazar un evento o promoción de terceros en los casos en que los productos o servicios no sean compatibles con nuestra misión institucional, marca o modelo comercial.
- Los organizadores externos deben enviar un cheque por el total de las ganancias netas del evento, pagadero a la Fundación Stony Brook dentro de los treinta (30) días posteriores al evento. Bajo ninguna circunstancia un individuo u organización debe quedarse con ninguna parte de los ingresos netos como ganancia o compensación por la organización del evento. Las pautas del Better Business Bureau (BBB) sugieren que los eventos benéficos no deben incurrir en gastos superiores al 35% de los ingresos generados por el evento. Teniendo en cuenta que existen excepciones, los voluntarios deben presupuestar para cumplir con el estándar BBB. Para ver un ejemplo de un presupuesto de evento típico, consulte este formulario. Nos adherimos a la Declaración de derechos del donante desarrollada por AFP, AHP y CASE.
- Las circunstancias y las políticas pueden cambiar de un año a otro. Las personas u organizaciones patrocinadoras deben obtener la aprobación de Stony Brook Medicine para repetir cualquier evento en particular en cada año siguiente. La aprobación de un evento no implica ni garantiza aprobaciones futuras.
- Stony Brook Medicine no puede proporcionar a los organizadores de terceros listas de invitación ni podemos garantizar el apoyo promocional a través de canales de comunicación institucionales administrados por Stony Brook Medicine o Stony Brook University.
- Como cuestión de política de la Universidad, los organizadores de terceros no pueden utilizar los campus de Stony Brook University o Stony Brook Medicine para organizar sus eventos.
- Una vez que se aprueba un evento o promoción de un tercero, Stony Brook Medicine se reserva el derecho de mostrar cualquier foto o cita de las personas que participan en dichos eventos.
- Stony Brook University proporcionará un reconocimiento por escrito a efectos fiscales a los donantes que hagan cheques directamente pagaderos a Stony Brook Foundation. Las pautas del IRS impiden que Stony Brook proporcione recibos de impuestos por obsequios hechos a entidades de terceros. Los organizadores externos son responsables de garantizar que cada donante entienda que los recibos de impuestos solo se pueden emitir por una contribución directa a Stony Brook Medicine. Además, los obsequios hechos directamente a la Universidad de Stony Brook no se pueden transferir posteriormente a un organizador externo para compensar los gastos del evento.